R. Loock
4508753
25 November 2015
Scheidegger Opleidingen
HBO Leergang Rechten
Management & Organisatie De heer Versteegen
Samenvatting
Inhoud
Inhoud 3
Inleiding 4
Hoofdstuk 2,Strategisch profiel 5
Hoofdstuk 3, Organisatiestructuur 6
Hoofdstuk 4, Planningen 7
Hoofdstuk 5, Functieomschrijving Directeur 8
Geraadpleegde literatuur: 9
Bijlagen 10
Inleiding
De superloterij van 45.000.000,- is gewonnen door mij! Met dit bedrag ga ik een advocatenkantoor overnemen en van dit bedrijf word ik zelf de General Manager. In dit verslag ga ik, volgens mijn eigen missie en visie de ideale organisatie omschrijven.
In dit verslag ga ik een strategisch profiel omschrijven en welke doelstellingen ik hierbij heb. Verder zal ik ook de ideale organisatiestructuur omschrijven voor dit bedrijf en hierbij zal ik een functieomschrijving maken voor mezelf als general manager.
Hoofdstuk 2,Strategisch profiel
Missie:
De missie van Advocatenkantoor Loock is hoogwaardige rechtshulp verlenen tegen een betaalbare prijs waarbij klantgerichtheid voorop staat.
– Klantgerichtheid: maatwerk oplossingen.
– Specialisatie staat centraal: wij kiezen ervoor om ons te focussen en te specialiseren. Al onze advocaten hebben een postdoctorale studie in een specifiek rechtsgebied afgerond.
Mission statement :
Uw probleem binnen het rechtsgebied: Straf-, Privaat-, Bedrijfs-, Europees-, Familierecht is onze uitdaging.
Visie:
Advocatenkantoor staat voor kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, een gespecialiseerde kijk op zaken, oog voor de wensen van de cliënt, waar mogelijk het onderste uit de kan halen en vechten voor de beste oplossing, maar altijd reële verwachtingen blijven scheppen
Doelstellingen:
1. Binnen vijf jaar (2020) het aantal cliënten (nu 300 Cliënten) die door advocatenkantoor Loock geholpen zijn, met een gewonnen rechtszaak of een geslaagd advies met 35% verhogen.
2. Binnen 4 Jaar (2019) de naamsbekendheid van advocatenkantoor Loock met 15% verhogen binnen de regio Midden- en Noord-Limburg en Zuidoost-Brabant
Zie bijlage: Derek Abell, pagina …
Synergie
Naast de permanente bijscholing werkt Advocatenkantoor Loock met een zogenaamd sectie-overleg. Alle advocaten zijn lid van 1 of meer secties en nemen regelmatig deel aan sectie-besprekingen in de voor hun relevante vakgebieden. Actuele zaken worden met elkaar op specialisatieniveau besproken en zo worden ervaring en kennis gedeeld. De nieuwste (wettelijke) ontwikkelingen worden doorgesproken en relevante jurisprudentie wordt toegelicht.
Op deze manier bent u verzekerd van zeer professioneel en actueel juridisch advies. U doet zaken met een vaste advocaat en heeft dus één aanspreekpunt maar maakt ongemerkt gebruik van de expertise en ervaring van het hele kantoor!
Strategie
De meest doeltreffende concurrentiestrategie voor advocatenkantoor Loock:
Door middel van de juiste marketingactiviteiten de unieke dienstverlening kenbaar maken aan (potentiële) klanten. Onze marketingactiviteiten waarmee we onze unieke dienstverlening aanbevelen is vooral via internet en social media. Via deze manier proberen we de mensen die opzoek zijn naar onze dienstverlening aan te trekken. Door middel van onze unieke dienstverlening en persoonlijke aandacht voor de cliënten, willen we ervoor zorgen dat onze cliënten meer dan tevreden zijn en overgaan op mond tot mond reclame voor ons bedrijf.
Voor deze strategie zie bijlage SWOT-Analyse pagina ……
Hoofdstuk 3, Organisatiestructuur
Arbeidsverdeling
– Staf
– Afdeling Strafrecht
– Afdeling Privaatrecht
– Afdeling Bedrijfsrecht
– Afdeling Europees Recht
– Afdeling Familie recht
– Afdeling HRM verantwoordelijk voor alle personeelszaken.
Iedere afdeling heeft een eigen afdelingsmanager hij/zij is verantwoordelijk en bevoegd voor het uitvoeren van de taken van de afdeling.
Relaties & bevoegdheden
Het bedrijf is een lijn- staforganisatie: Dit houdt in dat elke afdelingsmanager zijn eigen verantwoordelijkheden dient te nemen. Vervolgens dient elke afdelingsmanager zijn taken te verantwoorden naar de manager.
Coordinatievoorzieningen
Maandelijks gaan alle advocaten naar een sectie-bespreking binnen hun vakgebied. Om zo actuele zaken te bespreken en de ontwikkelingen hiervan in de wetgeving.
Wekelijks vindt overleg plaats met de verschillende afdelingen over de stand van zaken in het kantoor.
Voor het organogram zie bijlage, pagina ….
Hoofdstuk 4, Planningen
Lange termijn planning:
• Binnen vijf jaar (2020) het aantal cliënten (nu 300 Cliënten) die door advocatenkantoor Loock geholpen zijn, met een gewonnen rechtszaak of een geslaagd advies met 35% verhogen.
• Binnen 4 Jaar (2019) de naamsbekendheid van advocatenkantoor Loock met 15% verhogen binnen de regio Midden- en Noord-Limburg en Zuidoost-Brabant
Capaciteitsplanning & Bezettingsplanning:
Aan de hand van de twee lange termijn planningen en op basis van de organisatiestructuur. Hebben we ervoor gekozen om de verschillende afdelingen te creëren. Deze verschillende afdelingen bestaan uit de volgende rechtsgebieden: Strafrecht, Privaatrecht, Bedrijfsrecht, Europees recht en familierecht.
In deze verschillende afdelingen hebben we een afdelingsmanager (Senior Legal Counsel) en drie medewerkers (Junior Legal Counsel).
Afleverplanning & Werkdistributie:
Onze verschillende afdelingen in de verschillende rechtsgebieden zullen met sommigen zaken met elkaar moet samenwerken. Zo zal er werk verdeeld moeten worden over verschillende afdelingen als een zaak bijvoorbeeld twee rechtsgebieden overlapt. Op deze manier zullen de verschillende afdelingen met elkaar moeten samenwerken en hier een goede planning voor te maken. Zo word het werk concreet en gedetailleerd gesplitst. Doormiddel van regelmatig overleg met de verschillende afdelingen over de zaak met hierbij een afdelingsmanager als verantwoordelijk voor deze zaak. De afdelingsmanager kan hierbij de voortgang van de zaak controleren en aanvullen. Dit zal de afdelingsmanager doen volgens PDCA-cyclus van Deming.
PDCA-cyclus van Deming zie bijlage, pagina …..
Hoofdstuk 5, Functieomschrijving Directeur
De Directeur geeft zodanig leiding aan de organisatie, de beleidsontwikkeling, besluitvorming en uitvoering, dat de ambities en doelstellingen van het advocatenkantoor kunnen worden gerealiseerd.
De Directeur werkt op de navolgende gebieden:
• Leiding geven aan de organisatie – als directeur.
• Algemene verantwoordelijkheid voor het functioneren van de organisatie.
• Faciliteren van samenwerking, passend in de verhoudingen binnen de organisatie.
• Verder vormgeven van professionalisering en ontwikkeling van de organisatie.
• Beleidsontwikkeling- en uitvoering zelf ter hand nemen en begeleiden van alle afdelingsmanagers hierbij.
Het profiel van de Directeur.
• leidinggevende ervaring in een organisatie met professionals
• Algemeen managementervaring met verantwoordelijkheden voor alle aspecten van bedrijfsvoering
• financieel-economische kennis en inzicht om hiervoor eindverantwoordelijkheid te kunnen dragen
• academisch werk- en denkniveau met hands-on mentaliteit
• visie en analytisch vermogen
• strategische en beleidsmatige kwaliteiten en vindt eveneens voldoening in meer operationele werkzaamheden
• diplomatieke kwaliteiten, gevoel voor verhoudingen en een uitstekende communicatieve vaardigheden
• ambitie gecombineerd met indirect kunnen genieten van succes
• affiniteit met marketing, HRM, in- en externe communicatie, kennismanagement en ICT
De Directeur is een energieke persoonlijkheid en heeft een natuurlijk overwicht. In samenwerkingsrelaties wordt hij ervaren als een deskundige- en betrouwbare partner. De Directeur combineert een zakelijke instelling met het vermogen tot relativeren en heeft gevoel voor humor. Hij begrijpt gevoeligheden in samenwerkingsrelaties, hanteert hierin het overlegmodel en een mensgerichte benadering en weet de uitgezette koers vast te houden. Hij heeft een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, is ondernemend, innovatief en kan visie ontwikkelen en uitdragen. Tenslotte heeft de Directeur bewezen als spil in een organisatie te kunnen optreden.
Geraadpleegde literatuur:
Boeken
Jan Eppink, Gert-jan Melker, Peter Tack (2011), Bouwstenen van Management en organisatie. 2de druk, 2de oplage. Concept uitgeefgroep.
Internet
7s model. Geraadpleegd op 17 oktober 2015, http://www.7smodel.nl
CBS gebruikt ten behoeven van DESTEP, Demografisch. Geraadpleegd op 17 oktober 2015, http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/themas/bevolking/cijfers/extra/piramide-fx.htm
CBS gebruikt ten behoeven van DESTEP, Economisch. Geraadpleegd op 17 oktober 2015,
http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/themas/macro-economie/publicaties/artikelen/archief/2015/beschikbaar-inkomen-van-huishoudens-stijgt.htm
Bijlagen
Derek Abell
Vraag Antwoord
Wie zijn onze afnemers?
– Particulieren
– Bedrijven
– Organisaties
– Verenigingen
Welke behoeften bevredigen wij of welke problemen lossen wij op?
Welke voordelen zoeken onze afnemers?
– Strafrecht
– Privaatrecht
– Bedrijfsrecht
– Europees Recht
– Familie recht
– Voordelig uurtarief
– Leveren van maatwerk
– Vechten voor de beste oplossingen
Hoe spelen wij op die behoefte in?
Hoe realiseren wij de gezochte voordelen? – Persoonlijk case behandeling
– Leveren van maatwerk
– Deskundig advies
– Door marketing
MACRO DESTEP- Analyse
Demografisch:
De grootste bevolkingsgroep van Nederland zijn de mannen en vrouwen tussen de leeftijdscategorie van 40 en 60 jarige leeftijd. Dan valt op dat tussen de leeftijdscategorie van 30 tot 40 jarige minder mannen en vrouwen in Nederland zijn. Dan de categorie van 20 tot 30 jarige mannen en vrouwen is weer groter dan de categorie van 30 tot 40 jarige. Als nieuw bedrijf gaan we ons richten op de leeftijdscategorie van 20 tot 30 jarige mannen en vrouwen. Deze categorie is ook de groep van het stichten van nieuwe gezinnen en deze mensen zijn ook startende professionals.
http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/themas/bevolking/cijfers/extra/piramide-fx.htm
Economisch:
Het inkomen van de huishoudens stijgt, zo is het inkomen van de gemiddelde huishoudens het laatste jaar met 1,9% gestegen. Zo hebben de gezinnen ook meer om te besteden en zal er in de dienstensector ook meer besteed gaan worden.
Sociaal-maatschappelijk:
Door te laten zien dat het bedrijf ook meedenkt aan het milieu, doe we mee aan recyclen, gebruiken we groene energie en milieu vriendelijke producten. Hierdoor spelen we ook in op de trends van de maatschappij.
Technologisch
Doormiddel van nieuwe communicatiemiddel, kan er sneller gewerkt worden met de cliënten. Door bijvoorbeeld; E-mail (vanaf je smartphone) of virtual room (Skype).
Ecologisch:
Door bewust om te gaan met het milieu, houden we rekening met onze afvalstoffen en doen we afval scheiden en laten recyclen.
Politiek-juridisch:
Als advocatenkantoor spelen we met de wetgeving en proberen het beste eruit te halen voor de cliënten.
MESO 5 Krachtenmodel van Porter
De kracht van de afnemers (kopers)
De kracht van de afnemers is matig, want de afnemers kunnen zonder oversluitkosten naar een andere advocaat gaan. Echter is de materie van de afnemer zeer gevoelig, waardoor de advocaat een vertrouwens persoon wordt. Daardoor zal de afnemer niet snel naar een andere advocaat gaan.
De kracht van de leveranciers
N.V.T.
De kracht van de toetreders
De kracht van de toetreders is relatief laag, omdat iedereen met een advocatuur diploma en start kapitaal een eigen advocatenkantoor kan starten. Tevens moet je goedgekeurd worden door de orde van advocaten.
Substituten
Is niet mogelijk, want er zijn geen alternatieven voor mensen die verdedigd dienen te worden in een rechtbank.
De concurrentie rivaliteit
Doordat er veel andere advocaten kantoren in Nederland zijn, is de concurrentie rivaliteit hoog.
MICRO 7s Model
DE Shared values Invulling
Structure
Advocatenkantoor Loock is een middelgrote organisatie van één directeur, een management team en 17 medewerkers.
Systems
Advocatenkantoor Loock maakt gebruik van de software Legalsense, deze software bestaat uit:
• Dossierbeheer: beheer van cliënten en dossiers.
• Tijd schrijven: invoer van gewerkte uren met een overzicht in de reeds ingevoerde uren.
• Verschotten bijhouden: bijhouden van de voorgeschoten bedragen, zodat dit verrekend kan worden met de cliënten
• Facturatie: het opstellen van declaraties
• Rapportage: voor inzicht in de verschillende rapportages over cliënten en zaken.
Strategy
Doelstelling: De naamsbekendheid van Advocatenkantoor Loock te vergroten. Om ervoor te zorgen dat Advocatenkantoor Loock de toenemende concurrentie kan overwinnen.
De volgende aandachtspunten staan ook hoog in het vaandel bij Advocatenkantoor Loock
• Persoonlijk betrokken
• Maatwerk
• Deskundig advies
Styl
De stijl van leidinggeven is onder andere mensgericht, om zo een prettige en veilige sfeer te creëren op de werkvloer. Uiteraard is resultaatgericht ook belangrijk, want dan zijn onze cliënten ook tevreden en maakt het kantoor winst.
Skills
Door persoonlijk betrokken te zijn met de cliënten kunnen we maatwerk leveren en een deskundig advies geven.
Staff
Het advocatenkantoor bestaat uit één directeur met een management team, dit management team is gediplomeerd en ruim ervaren op de verschillende rechtsgebieden. Dit management team draagt hun vakkennis en praktijk ervaring over op de medewerkers.
SWOT- Analyse
Confrontatiematrix
Mogelijke Strategieën:
• Door de unieke dienstverleningen hebben we een doeltreffende concurrentiestrategie. (offensief)
• Door de doeltreffende concurrentiestrategie is de positie sterk ten opzichte van de concurrentie. (defensief)
• Door de unieke dienstverlening kan het netwerk vergroot worden. (schoon schip)
• Doormiddel van marketing het netwerk vergoten, door de gun factor te krijgen. (overleven)
Takencomplex binnen advocatenkantoor Loock
Ongeordend takencomplex Gelaagdheid van taken op basis van kostenmotief in verticale zin
1. Planning personeel Algemene directievoering
2. Boekhouding Bedrijfsontwikkelingen
3. Werving en selectie Langetermijnplanning
4. Uitzoeken cases Korte termijnplanning
5. Algemene directievoering Cliënten ontvangen
6. Bedrijfsontwikkelingen Client eerste aanspreekpunt
7. Reclame maken Vertegenwoordigen
8. Markt onderzoek Presenteren van samenvatting
9. Langetermijnplanning Adviseren cliënten
10. Kort termijnplanning Onderhandelen
11. Cliënten ontvangen Opleiding
12. Cliënt eerste aanspreekpunt Bijscholing
13. Vertegenwoordigen Planning personeel
14. Opstellen documenten Werving selectie
15. Presenteren samenvattingen Doorlopen van gerechtelijke procedure
16. Verzamelen bewijslast Behandelen bezwaar en beroepsschriften
17. Ondervragen getuigen Rubriceren bezwaar en beroepschriften
18. Adviseren cliënt Verzamelen bewijslast
19. Opleiding Ondervragen getuigen
20. Bijscholing Opstellen documenten
21. Onderhandelen Reclame maken
22. Doorlopen van gerechtelijke procedure Markt onderzoek
23. Behandelen bezwaar en beroepsschriften Uitzoeken cases
24. Rubriceren bezwaar en beroepschriften Verslagen maken van zittingen in de rechtbank
25. Verslagen maken van zittingen in de rechtbank Opstellen facturen
26. Opstellen facturen Ondervragen getuigen
Clustering op verschillende niveaus
General Manager
Senior Legal Counsel Senior Business Administrator
Junior Legal Counsel Financial Administrator HRM
Organogram
De PDCA-Cyclus van Deming
Volgens dit model zullen de afdelingsmanager de kwaliteit meten en bewaken binnen het bedrijf.